Dans les petites et moyennes entreprises, ainsi que dans les très petites structures, l’organigramme de clés est utile pour hiérarchiser les accès aux différents locaux. Ce système simplifie le quotidien de tous grâce à un nombre de clés réduit au minimum. De plus, il permet d’assurer la sécurité des espaces les plus sensibles. Voici tout ce que vous devez savoir sur l’organigramme de clés pour les TPE et PME.
L’intérêt d’un organigramme de clés pour une TPE ou une PME
L’organigramme de clés est un système permettant de sécuriser les accès de certains locaux grâce à des cylindres de sécurité, dont seules certaines personnes autorisées possèdent la clé. L’intérêt de mettre en place un organigramme dans une TPE ou une PME est double : il améliore la sécurité globale et il évite d’avoir une multitude de clés pour ouvrir toutes les portes.
Améliorer la sécurité des biens et des personnes
La création d’un organigramme de clés pour une TPE ou une PME permet de repenser la sécurisation de chaque espace de l’entreprise en choisissant un cylindre d’un certain niveau de sécurité. Les cylindres sur organigrammes sont déclinés en version standard, cylindre à sécurité renforcée ou cylindre de très haute sécurité, pour protéger efficacement les accès les plus sensibles.
Le choix du type de clé associé au cylindre fait également partie de la réflexion, puisqu’il participe à une meilleure sécurisation des locaux. Les cylindres les plus basiques ont des clés facilement reproductibles en cas de perte ou de vol, tandis que les cylindres de très haute sécurité offrent une protection des clés par une carte de propriété.
La hiérarchisation des accès prévue par le schéma d’organigramme donne des droits d’accès différents aux membres du personnel de l’entreprise, selon leur fonction et leur statut hiérarchique. Ainsi, les espaces abritant du matériel de valeur peuvent avoir un accès limité pour éviter les vols. De même, il est possible de restreindre les droits d’accès aux locaux où il existe un risque pour la sécurité des personnes, afin d’éviter tout accident.
Limiter le nombre de clés pour chaque membre du personnel
L’autre enjeu majeur de la mise en place d’un organigramme de clés dans une TPE ou une PME est la réduction du nombre de clés pour chaque membre du personnel. Ainsi, au lieu d’avoir un trousseau complet pour ouvrir les portes des différents locaux, chaque salarié dispose d’une seule clé. Celle-ci lui donne accès aux espaces où il possède l’autorisation de pénétrer, et pas aux autres. Pour aboutir à ce résultat, une réflexion est nécessaire pour bâtir le plan d’organigramme et définir ainsi les droits d’accès de chacun.
Une hiérarchisation des accès basée sur l’organisation interne de l’entreprise
Pour créer un organigramme de clés pour une TPE ou une PME, la question centrale à se poser est de savoir qui peut ouvrir quelle porte. Il faut alors commencer par un inventaire de l’ensemble des accès fermés par un cylindre de sécurité et définir quelle personne est autorisée à ouvrir quel cylindre. Il faut également prendre en compte le niveau de responsabilité de chacun dans la hiérarchie, pour décider des droits d’accès qui lui seront attribués.
Ainsi, les schémas-types d’organigrammes utilisés dans les TPE et les PME sont les organigrammes de clés avec passe général, ou les organigrammes de clés avec passe général et passes partiels. Le détenteur d’un passe général peut ouvrir l’ensemble des cylindres du plan d’organigramme. Il a donc les droits d’accès les plus importants et peut pénétrer dans tous les locaux fermés à clé de l’entreprise. Les personnes détentrices d’un passe partiel ont le droit d’accéder à un groupe de locaux défini en fonction de leur niveau hiérarchique et/ou de leur fonction.
L’organigramme de clés dans une TPE
Une TPE ou très petite entreprise est caractérisée par un nombre de salariés inférieur à 20 personnes. Très souvent, l’organisation de ce type de structure est très simple. Le patron est à la tête de la structure et il n’y a pas d’encadrement intermédiaire entre les salariés et lui.
Pour autant, l’organigramme de clés présente un intérêt dans ces entreprise, qui ont des locaux à sécuriser : un entrepôt, un atelier de fabrication, le bureau du dirigeant, etc. Le plan d’organigramme d’une TPE est en principe extrêmement simple. Il fonctionne en passe général.
Les salariés disposent des clés permettant d’accéder à leur espace de travail, comme l’atelier ou l’entrepôt, ainsi qu’aux parties communes : vestiaires, salle de pause, entrée, etc. Cependant, leurs clés ne leur donnent pas l’accès au bureau du patron. Ce dernier dispose d’un passe général lui permettant d’ouvrir son bureau, mais aussi l’ensemble des autres portes de l’entreprise.
L’organigramme de clés dans une PME
Avec 20 à 249 salariés, une PME est généralement structurée en plusieurs services. On peut ainsi trouver un service commercial, chargé des relations clients, sous l’autorité d’un responsable commercial. L’entreprise comprend en outre des services administratifs, pour la comptabilité ou les ressources humaines, entre autres. Là aussi, plusieurs responsables encadrent les équipes. Le service technique peut regrouper un atelier de fabrication, le service après-vente et le magasin. Enfin, la structure peut également posséder son service de maintenance et son service informatique, qui interviennent potentiellement dans l’ensemble des autres services de l’entreprise.
L’organigramme de clé d’une PME tient compte de cette organisation fonctionnelle et de la hiérarchie interne pour permettre à chaque responsable de service d’accéder à son propre bureau, mais aussi à celui des collaborateurs qu’il dirige, ainsi qu’aux locaux spécifiques au service. Par exemple, le responsable du service technique possède une clé ouvrant son bureau, ainsi que ceux de ses techniciens, du magasin et de l’atelier. Il dispose ainsi d’un passe partiel.
Un technicien possède l’accès à son propre bureau ainsi qu’à l’atelier de fabrication, mais pas au bureau de ses collègues ni de son supérieur, et pas forcément au magasin. Le responsable maintenance, quant à lui, peut avoir des accès élargis grâce à un passe partiel, étant donné que son activité concerne les différents services de l’entreprise. On peut imaginer qu’il soit autorisé à pénétrer dans le magasin, dans l’atelier et dans les différents bureaux à l’exception de celui du dirigeant. Ce dernier disposera d’un passe général, lui donnant l’accès à la totalité des locaux.
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