Vous gérez un hôtel et souhaitez une solution confortable et pratique pour gérer l’ouverture et la fermeture de toutes vos portes ? L’organigramme de clés est la solution parfaite pour ce genre de problématique. Il s’agit d’une solution de gestion des accès pour tous les occupants de l’hôtel.
Que ce soit pour les clients mais aussi pour les responsables et les employés. Grâce aux organigrammes, finis les trousseaux de clés, une seule clé vous suffira. De plus, une carte de propriété vous sera fournie, laissant à vous seul le droit de vous procurer des doubles. Sans cette carte, impossible de vous en procurer, ce qui garantira la sécurité de vos locaux.
Un organigramme de clés hiérarchise les accès à l’ensemble des portes d’un bâtiment ou d’un ensemble de bâtiments : appartements, bureaux, école ou encore hôtels… Un plan d’organisation désignera en amont la couverture des accès de chaque clé. Vous pourrez ouvrir toutes les portes avec une seule clé, en ouvrir une partie avec une autre clé et n’ouvrir qu’une porte avec une clé. Cette solution est parfaite dans le cas où un responsable ait à ouvrir des portes en plus de celle de son bureau.
Comment fonctionne un organigramme de clés ?
L’organigramme de clé permet à une seule clé d’ouvrir toutes les portes d’un lieu et en même temps à une autre clé d’ouvrir une partie des portes du réseau et à une dernière clé d’ouvrir une seule de ces portes.
Il faudra au préalable relever et désigner chaque porte et donc chaque cylindre concerné par l’organigramme (double entrée, à bouton, demi cylindre…)
Une fois cela fait, il faudra désigner les responsabilités de chaque passe pour savoir quelles clés ouvriront quelles portes.
Quels sont les types de passes d’organigramme pour ouvrir les portes ?
Tout d’abord, un passe d’organigramme est une clé permettant d’ouvrir plusieurs serrures. Il en existe deux types :
Le Passe Général (PG) et le Passe Partiel (PP).
Ils dépendent de la quantité de portes qu’ils ouvrent.
- Le Passe Général : Ce passe permet d’ouvrir toutes les portes du réseau
- Le Passe Partiel : Ce passe permet de n’ouvrir qu’une partie des portes du réseau, toutes les portes d’un service par exemple.
De cette manière le président ayant le Passe Général pourra ouvrir toutes les portes, tandis qu’un responsable de service pourra ouvrir toutes les portes du service uniquement ou encore un directeur pourra ouvrir toutes les portes du réseau sauf celle du bureau du président grâce au Passe Partiel.
Les organigrammes de clés pour les hôtels
Dans le cas d’un hôtel cette solution s’avère très utile car le nombre de clients s’ajoute aux nombres d’employés. En effet, la problématique est de leur permettre de n’ouvrir que leur porte de chambre quand le personnel de nettoyage devra ouvrir les portes de toutes les chambres ainsi que celle de la laverie etc… Les managers pourront quant à eux ouvrir les portes de chambres ainsi que leur bureau ou encore les veilleurs de nuit pourront ouvrir et fermer la porte d’entrée uniquement.
Il est intéressant d’imaginer toutes les possibilités qui s’offrent à vous avec les organigrammes selon les situations.
Imaginez la quantité de clés que devraient transporter le personnel des hôtels si les organigrammes n’existaient pas.
Quels sont les avantages de l’organigramme de clés ?
Tout d’abord, l’organigramme de clés vous permettra de faire des économies. En effet le nombre de clés étant très réduit par rapport à une solution normale d’une clé pour un cylindre, vous économiserez de l’argent et de la place dans vos poches.
De plus, l’organigramme de clé garantie une plus grande sécurité ce qui vous fera aussi faire des économies.
Par ailleurs, la carte de propriété vous permettra d’être le seul à pouvoir fabriquer d’autres clés, ce qui permettra de ne pas avoir à changer les cylindres en cas de perte ou de vol de vos clés.
L’organigramme de clés a aussi l’avantage pratique de laisser un accès aux nombreuses pièces du réseau au service technique sans avoir de gros trousseau de clés à transporter toute la journée.
Comment créer un organigramme de clés ?
La création de votre organigramme de clés peut se décomposer en trois étapes :
Etape 1 :
Repérer, nommer et lister une par une les portes concernées par l’organigramme de clés et établir un schéma pour organiser la répartition des portes et des passes responsables de leur ouverture.
Etape 2 :
Choisir le type de clé (clé plate réversible, clé crantée ou clé à pompe) ainsi que le niveau de sécurité de vos clés (incopiable ou non). Il est tout de même recommandé de se diriger vers les clés incopiables, les clés d’un organigramme sont très précieuses car le but d’un organigramme de clés est de limiter l’accès aux portes. La carte de propriété garantit donc la sécurité du cylindre : le propriétaire de cette carte sera le seul en capacité de créer des doubles de clés.
Choisir le modèle de cylindre à double entrée, à bouton, à demi cylindre, fonction urgence. Le type de cylindre dépendra de l’utilisation de la porte dans votre réseau, par exemple il est recommandé d’utiliser un cylindre double entrée pour une porte d’entrée et d’éviter les cylindres à bouton en cas de porte vitrée car il suffira de briser la vitre pour ouvrir la porte de l’intérieur. Un cylindre à bouton intérieur sera utile pour les toilettes ou une chambre d’hôtel.
Etape 3 :
Choisir la taille du cylindre : Pour connaitre la mesure du cylindre qu’il vous faut, c’est très simple, vous devez mesurer l’épaisseur entre la vis de fixation du cylindre et la partie intérieure ainsi que l’épaisseur entre le troue de vis de fixation du cylindre et la partie extérieure de la porte.
En effet le trou taillé pour accueillir la serrure peut ne pas être au milieu de la porte et les mesures peuvent être différentes entre l’intérieur et l’extérieur, (voir le schéma ci-dessous) et vous aurez la taille du cylindre adéquat. Il est autorisé de laisser les cylindres dépasser de chaque côté de 5mm maximum. En revanche, dans le cas où le cylindre dépasserait de plus de 5 mm, il serait utile de vous procurer des rosaces pour couvrir l’épaisseur superflue et ainsi garantir la sécurité de votre cylindre et de vos locaux afin d’éviter l’arrachage du cylindre.
Etape 4 :
La dernière étape consiste à définir le nombre de passes généraux et de passes partiels et à qui les affecter.
Cas pratique
Mise en situation d’un petit hôtel de 10 chambres, le directeur possédant le Passe Général pourra ouvrir la porte d’entrée de l’hôtel, son bureau, celui des managers etc… toutes celles qu’il voudra au final. Le manager général aura lui accès à toutes les portes sauf au bureau du directeur de l’hôtel. Le personnel et l’équipe technique auront accès aux chambres et aux pièces communes au personnel, et le personnel de ménage aura accès aux chambres et aux locaux de rangement uniquement, lingerie d’hôtel.
Comment se procurer un double de clé pour organigramme ?
Pour obtenir un double il vous faudra contacter l’entreprise fabricante et vous munir de votre carte personnelle de propriété. Il faudra veiller à mettre ces doubles en sécurité.
Dans le cas d’une clé copiable, n’importe quel cordonnier pourra faire un double de cette clé, ce qui n’est pas très rassurant pour la sécurité des locaux.
Pour résumer, l’organigramme de clés est une solution avant tout très pratique de gestions des accès pour une résidence hôtelière. C’est une option possible sur tout type de cylindre, allant des plus simples aux plus complets selon leur taille, leur matière de fabrication, de clés utilisées, de type d’utilisation.
Pour les besoins des hôtels, Le Comptoir de Fernand propose aussi de nombreuses solutions allant au-delà des clés, des cylindres ou des organigrammes, en effet vous pourrez découvrir tout ce que nous proposons sur notre page dédiée au hôtels et hébergements de tourisme sur notre site internet.