Un organigramme de clés permet de hiérarchiser les accès d’un bâtiment ou d’un ensemble de bâtiments, en définissant des droits d’accès pour chaque clé individuelle. L’intérêt d’un tel système est d’avoir un nombre de clés restreint et une meilleure sécurité globale, pour les biens comme pour les personnes. Comment faire lorsque l’on veut mettre en place un organigramme de clés ? C’est ce que nous allons vous expliquer !
Comprendre les modèles de fonctionnement classiques d’un organigramme de clés
Un plan d’organigramme est personnalisé pour tenir compte de l’organisation de chaque structure. Néanmoins, il est toujours inspiré de plans de combinaison types. Avant de vous lancer à faire un organigramme de clés, il est important de bien comprendre ces principaux schémas d’organigrammes.
L’organigramme avec passe général : le plus simple
Si votre structure a une organisation hiérarchique simple, vous aurez probablement besoin d’un organigramme avec passe général. C’est le schéma typique d’une très petite entreprise ou d’un hôtel, être autres. Pour faire un organigramme de clés avec passe général, on installe un cylindre qui s’ouvre avec une clé qui lui est propre sur chaque porte. Chaque usager possède sa propre clé pour accéder à son bureau dans le cas de l’entreprise, ou à sa chambre dans le cas de l’hôtel. Le responsable de l’établissement, quant à lui, possède une clé fabriquée spécifiquement pour ouvrir toutes les portes : c’est le passe général.
L’organigramme avec passe général et passes partiels
Dans les structures avec une organisation plus complexe comptant plusieurs services, on opte souvent pour un schéma d’organigramme avec un passe général et des passes partiels. Les passes partiels donnent accès à une partie des locaux, correspondant plus ou moins à chaque service.
Ainsi, un directeur technique peut avoir l’accès à son propre bureau, mais aussi à l’ensemble des locaux des services techniques : bureaux des techniciens, réserve et atelier. Sa clé, qui est un passe partiel, ne lui ouvre cependant pas les portes des autres services de l’entreprise, comme le service RH. On peut malgré tout envisager des dérogations ponctuelles, que l’on appelle des interférences. Le passe général, détenu par le patron, donne accès à l’ensemble des portes.
L’ouverture centrale
L’ouverture centrale repose sur l’installation d’un certain nombre de cylindres s’entrouvrant, conçus pour s’ouvrir grâce à une seule et même clé. L’intérêt de l’ouverture centrale est de donner l’accès aux parties communes d’une résidence, d’une entreprise ou de tout autre bâtiment, sans créer des clés passes supplémentaires, car elles sont plus spécifiques et plus onéreuses.
L’organigramme à ouverture centrale est particulièrement bien adapté à un immeuble d’habitation, où chaque occupant d’appartement possède une clé pour ouvrir sa porte d’entrée ainsi que toutse les parties communes : porte d’entrée de l’immeuble, local à poubelles, parking, etc.
Focus sur l’ouverture centrale intégrée aux autres schémas d’organigrammes
L’ouverture centrale peut aussi s’intégrer dans les organigrammes avec passe général et passes partiels, pour donner l’accès à des locaux d’usage commun : porte d’entrée principale, salles de réunion, salle de repos, cuisine, salles de classe, etc. Cette astuce évite la multiplication des clés dans les organigrammes simples avec passe général. Dans les organisations plus complexes, elle évite la multiplication des passes partiels.
La marche à suivre pour créer votre organigramme de clés
Maintenant que vous avez compris le fonctionnement des organigrammes de clés types, vous avez probablement déjà l’idée du schéma qui conviendrait le mieux à votre organisation. Pour faire votre organigramme de clés, vous devrez cependant suivre quelques étapes incontournables, pour ne rien oublier.
Définir vos besoins en cylindres
Pour faire un organigramme de clés, il faut déterminer le niveau de sécurité global que vous souhaitez atteindre. Cela revient à choisir entre l’installation de cylindres standard, cylindres de sécurité ou cylindres de haute sécurité.
Pour chaque porte, vous devez fournir les dimensions du cylindre dont vous avez besoin et le type de finition, laitonnée ou nickelée. Vous devez aussi décider quel modèle de cylindre équipera chaque porte : cylindre à double entrée, cylindre à bouton ou demi-cylindre.
Définir les droits d’accès individuels
Qui ouvre quelle porte ? C’est la question cruciale à se poser pour faire un organigramme de clés. Pour vous simplifier la tâche, nous vous conseillons de réaliser un tableau à double entrée. Prenons l’exemple d’une entreprise moyenne, structurée en services, pour la suite.
D’un côté, listez chaque porte en donnant sa fonction : porte d’entrée du bâtiment, secrétariat, bureau de la direction, bureau du responsable technique, bureau technicien 1, bureau technicien 2, atelier, salle de pause, etc. De l’autre, listez chaque utilisateur : directeur, responsable technique, secrétaire, technicien 1, technicien 2, etc. N’oubliez pas de mentionner les éventuelles personnes extérieures à l’entreprise, qui sont amenées à accéder à vos locaux : femme de ménage, paysagiste, etc.
Une fois votre tableau prêt, il ne vous restera plus qu’à cocher, pour chaque personne, les différentes portes que vous l’autorisez à ouvrir. Dans notre exemple, le technicien 1 ouvrira la porte d’entrée, son bureau et la salle de pause. Le responsable technique ouvrira la porte d’entrée, son bureau, ceux des deux techniciens, le secrétariat, l’atelier et la salle de pause.
Évaluer le besoin d’une ouverture centrale
Pour faire votre organigramme de clés, demandez-vous aussi s’il serait judicieux d’équiper certaines portes d’une ouverture centrale. Il s’agit des locaux fermés à clés, mais que chacun doit pouvoir ouvrir. Dans notre exemple ci-dessus, équiper la porte d’entrée et la salle de pause d’une ouverture centrale permettrait à chacun de pouvoir les ouvrir avec sa clé.
Évaluer les besoins en clés passes
Comment définir le besoin en clés passes au moment de faire votre organigramme de clés ? Il n’y a rien de plus simple ! Il va vous suffire d’observer votre tableau à double entrée. Chaque utilisateur qui peut ouvrir plus d’une porte a besoin d’une clé passe. Bien entendu, on exclut de cette réflexion les porte concernées par une ouverture centrale.
Les passes partiels
Si un utilisateur doit ouvrir plus d’une porte en plus de toutes celles concernées par l’ouverture centrale, alors il lui faut un passe partiel. C’est le cas du responsable technique dans l’exemple ci-dessus. En effet, si l’on écarte la porte d’entrée et celle de la salle de pause, concernées par une ouverture centrale, il doit pouvoir ouvrir : son bureau, le secrétariat, les bureaux des techniciens et l’atelier. Il lui faut donc un passe partiel.
À contrario, un technicien n’a pas besoin d’un passe partiel. En effet, il a le droit d’ouvrir son propre bureau, la porte d’entrée et la salle de pause. Grâce à l’ouverture centrale installée sur la porte d’entrée et celle de la salle de pause, sa clé de bureau suffit à ouvrir les 3 portes.
Le passe général
Enfin, si un utilisateur doit pouvoir ouvrir toutes les portes, alors il lui faut un passe général. Cette clé spéciale est en principe réservée au responsable des lieux. Dans notre exemple, il s’agit du directeur.
Voilà, nous espérons que nos explications et notre méthodologie simple vous auront aidé à faire l’organigramme de clés de votre structure. Bien sûr, si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez contacter les experts de la boutique du Comptoir de Fernand. Ils vous aideront dans votre démarche et vous permettront d’élaborer le schéma d’organigramme personnalisé dont vous avez besoin.